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常見問題

請購核銷作業提要

常見問題Q&A

Q & A
Q1:欲使用經費時,該如何辦理經費動支?
A1:有編列該項經費預算?
有預算:
1.符合「免提請購案」者:逕自辦理檢附憑證及驗收紀錄辦理核銷(須符合預算及經費支用規範)
2.須提「提請購案」者:至請購輸入系統,網登填請購單併附廠商報價單,依程序辦理。
3..辦活動:上簽呈,附預算概算表。
沒有預算:
1.      本校經費:填寫「經費變更申請單」,以紙本送核辦理經費流用後,始得請購或支用。
2.      校外機關補助計畫案:
(1)   「經費預算表」未核定項目,不得支用。
(2)   如需流用:請遵依各補助機關之經費流用比率支用。
(3)   如需支用未核定項:須先依各補助機關之「經費調整程序」經報請補助機關核備後,始得支用。
Q2:如何登填「請購單輸入」系統
A2
(1)   點選「校區」:點選淡海社子校區。
(2)   點選「新增」請購單→進入表單輸入畫面。
(3)   輸入「各欄位」→按儲存」→列印表單
(4)   檢附「廠商估價單(參閱本校採購辦法)。
(5)經辦人及單位一、二級主管簽章(需壓簽日期)。
Q3:免提請購案,如何填具「憑證粘貼用紙」及「驗收紀錄單」?
A3
(1)       點選「校區」:點選淡海社子校區。
(2)       點選「新增」免提請購案表單(紅色區塊)→進入表單輸入畫面。
(3)       輸入「各欄位」→按儲存」→列印表單
(4)經辦人及單位一、二級主管簽章(需壓簽日期)。
Q4:辦活動之簽呈,應書寫哪些要件?
A4
(1)   簽呈載明何時何事何物經費來源總數
本活動的預期成效
(2)   各項經費概估編列,格式請至會計室網頁→表格下載→「活動預期成效及經費概估表
Q5:如何辦理「經費借支」?
A2
1.參閱辦法:「台北海洋科技大學經費借支與沖帳要點」。
2.使用表單:經費借支單」(會計室網頁下載)。
3.檢附核准文件(如:校外核定補助經費公文及其清冊影本、經核可之請購單、經校長核定之簽陳影本、會議紀錄、活動計畫及收支預算表等)
4.流程:填表→會計室審核→副校長及校長核章→會計室開立傳票→出納組撥款。
Q6:發票、收據及領據,開立時應注意什麼?
A6
n   本校統一編號:29903105
n   買受人:台北海洋科技大學
n   單據取得:
1.以二聯式發票為主(三聯式亦可)。
·      品名與數量均需詳載清楚完整。
·      發票為三聯式,則需取得二、三聯
2.取得免用統一發票的收據須注意事項 :  
  • 須蓋有免用證明:
  • 免用統一發票號碼
  • 店名、店址、電話、負責人姓名。
3.電子發票注意事項:
  • 取得電子發票
  • 未列印品名者,請書寫貨品名稱
  • 取得大賣場的發票印有如出貨明細單,則須附上其明細單。
  • 發票為三聯式,則需取得二、三聯 。
(2)個人領據注意事項:填寫姓名(並簽章)、戶籍地址、身份証字號、簽領日期。
※核銷任何公費之單據均要開立機關統編或名稱。
Q7:支出單據(發票、收據),如有塗改補正應注意什麼?
A7
一、發票或廠商收據塗改:
1.本校統編、校名、日期、品名、小寫金額塗改:於塗改處蓋立「公司負責人印章」。
2.大寫金額塗改:單據作廢,請廠商重開立。
Q8「差旅費」報支標準及單據核銷應注意事項為何?
A8
一、本校經費支差旅費:
‧支給標準參閱本校教職員工出差報支旅費報支辦法」。
 
二、以政府機關補助之計畫案報支差旅費:
支給標準參閱「國內()出差旅費報支要點」(或本校教職員工出差報支旅費報支辦法)
 
三、報支費用應檢附之單據:
1.交通費─
(1)塔乘火車、高鐵、客運等:應檢附往返之車票票根。
(2)塔乘飛機:附購票收據及登機證(需事先核准)。
(3)計程車:除急要公務車外,塔乘計程車費用不得報支。
(4)自行開車:按同路段公民營汽車客運票價報支(非台鐵票價),檢附「客運之票價表」報支。
2.住宿費:附住宿費發票(收據),應開立本校校名(或統編)
3.膳雜費:依標準報支,免附單據
Q9:支出單據(發票、收據、個人領據等)之有效日期?
 
 
A9
一、單據有效日期:
1.本校經費:符合該學年度經費使用期間為有效。
例如:97學年度以97.8.1-98.7.31單據日期為有效。
2.校外各補助機關經費:符合經費執行期間為有效。
 例如:98年度獎補助款以98.1.1-98.12.31單據日期為有效。
Q10:核銷截止期限為何?
 
A10
一、承辦人應於收到支出單據後,二週內(含例日)依核銷程序送達會計室核銷。
 
二、如為辦理活動、研討會者:
1.短期活動:應於活動結束後二週內(含例日)送達會計室核銷。
2.長期活動:工讀費、人事費應依場次(或定期)送核銷,勿集中於全案結束後才送核以免延宕付款。
 
三、學期核銷截止日:97學年度預算支付之經費請於98710取得核銷憑證(如發票、收據、繳費單據、簽領據等..),並完成驗收作業,相關支出核銷憑證請於98年7月10日前送達會計室核銷。
 
三、即使是98年12月底結案之補助經費(國科會、獎補助款等),其單據日期如為98年7月底前之收據、發票憑證以及人事費等支出,仍應於98.7.10前送出核銷。
Q11經費核銷後何時可領到款項
A11
 
會計室傳票日
領款時程
當月1~31
次月10日領款
   
註:
1.憑證經審核後若需補正者,另依補正後送達日為準。
2.付款日如適逢例假日,則順延至次日上班日。
Q9經費核銷除應有單據外,另需檢附文件有哪些
A9:請參閱【經費核銷應檢附文件一覽表】(如下)。